1、由办公室、保管部、展览部组成工作专班。凡馆内外有关文物征集的线索、信息、信函等，应由办公室汇总，统一编号登记一式两份（附表），经馆领导签署同意后，一份交经办人，一份留底。

2、经办人应把办理情况及时反馈给办公室。文物、标本等在没有办理完征集手续前，可暂时寄存在保管部。文物、标本等完成征集工作后，将登记表、文物或标本及相关的其他资料一并交保管部，由保管部开具入馆凭证三联单，第一联及文物或标本征集表由藏品总帐保存；第二联交库房保管员保存；第三联加盖单位公章交交件人或单位保存。

3、文物或标本征集项目，应经馆文物鉴定学术委员会两名以上专家确认后方可办理入馆手续。

4、财务室应凭保管部开具的入馆凭证支付奖金或征集款。年底，财务室应根据当年文物征集经费支出帐单与保管部当年藏品入馆凭证进行核对，做到帐物相符。

5、办公室收到保管部藏品入馆的通知后，向捐赠人颁发收藏证书。收藏证书应统一编号。收购、移交、调拨文物不发证书。